Recruitment privacy policy
How Infosistema processes the data of people who apply to work with us.
Política de Privacidade de Recrutamento — Infosistema
Última actualização: 24 de Setembro de 2026
1. Quem é responsável
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais nos processos de recrutamento da Infosistema é a Infosistema - Sistemas de Informação, S.A., NIPC 503585491, com sede em Rua do Proletariado, 7 (Lote 1), Portela de Carnaxide, 2794-076 Carnaxide, Portugal. Contacto para privacidade: privacy@infosistema.com. Encarregado de protecção de dados: dpo@infosistema.com.
2. Que dados tratamos e de onde vêm
Consoante a vaga e a fase do processo, tratamos:
- nome e contactos;
- CV, portfolio e candidaturas;
- experiência, funções, competências, senioridade, qualificações e certificações relevantes;
- perfil e URL de LinkedIn;
- sector, tipo e dimensão aproximada das empresas em que trabalhaste;
- localização e disponibilidade;
- expectativa salarial ou intervalo pretendido, e outras condições para uma eventual contratação;
- vaga, origem da candidatura, entrevistas, testes, avaliações fundamentadas, decisões, motivos de encerramento em categorias e as comunicações necessárias.
Os dados vêm de ti, da tua candidatura (no nosso website ou no LinkedIn), e de informação profissional que tornaste pública em plataformas profissionais, estritamente pertinente para a função. Se te contactarmos a partir de um perfil público, dizemos-te no primeiro contacto onde encontrámos os teus dados e que dados usamos.
Não perguntamos nem registamos o teu salário actual nem o teu histórico salarial. Durante o processo informamos-te do salário inicial ou do intervalo salarial da função.
Para cumprir o dever de registo de igualdade no recrutamento, mantemos os elementos previstos no artigo 32.º do Código do Trabalho, com desagregação por sexo. Organizamos a recolha para evitar inferências a partir do nome, da imagem ou do perfil, e para prevenir discriminação. Não pedimos dados de saúde, religião, filiação sindical ou outras categorias especiais.
3. Para que tratamos os dados e com que fundamento
| Finalidade | Fundamento |
|---|---|
| Gerir a tua candidatura: analisar, entrevistar, avaliar e responder. | Diligências pré-contratuais a teu pedido (art. 6.º/1/b RGPD); interesse legítimo (art. 6.º/1/f) nas etapas de selecção que aquele fundamento não cubra. |
| Considerar o teu perfil para futuras vagas compatíveis. | Interesse legítimo (art. 6.º/1/f), avaliado num teste de ponderação e sujeito ao teu direito de oposição. |
| Manter o registo legal do processo de recrutamento. | Obrigação legal (art. 6.º/1/c): artigo 32.º do Código do Trabalho. |
| Produzir estatísticas de recrutamento e de mercado. | Interesse legítimo (art. 6.º/1/f) durante a preparação; o resultado efectivamente anónimo deixa de ser dado pessoal. |
Não tratamos o silêncio como autorização. Quando uma operação depender de consentimento, pedimo-lo em separado. A informação profissional pública continua a ser dado pessoal.
4. Agentes de IA
Partes da tua candidatura, ou a candidatura no seu todo, podem ser tratadas por agentes de IA: por exemplo, para ler o CV, organizar a informação do perfil, preparar entrevistas, comunicar contigo ou resumir avaliações. As decisões sobre a tua candidatura não são exclusivamente automatizadas: uma pessoa da equipa de recrutamento revê e decide. Se quiseres, podes pedir que a tua candidatura seja analisada por uma pessoa em qualquer fase, e podes contestar uma decisão.
5. Durante quanto tempo conservamos
- Processo em curso: enquanto a selecção decorre. No encerramento, apagamos a documentação que já não é necessária (por exemplo, notas em texto livre).
- Reserva para futuras vagas: até 18 meses após o encerramento do processo, salvo oposição ou pedido de apagamento anteriores. Antes do fim do prazo podemos perguntar-te se queres continuar; o prazo só é renovado, por mais 18 meses, se disseres expressamente que sim. Se não responderes, o perfil é apagado no fim do prazo.
- Registo legal: durante 5 anos, num arquivo separado, o registo exigido pelo artigo 32.º do Código do Trabalho. Esse arquivo só é usado para cumprir essa obrigação e para responder a verificações ou litígios, com conteúdo e acessos limitados. Nunca é usado para futuras vagas.
- Estatísticas: podemos manter estatísticas efectivamente anónimas por mais tempo. Retirar o nome e o URL não basta: só consideramos anónimo o que não permite reidentificar ninguém, nem por combinação de campos.
6. Quem recebe os dados e onde são tratados
O acesso está limitado à equipa de recrutamento, aos responsáveis de contratação e aos avaliadores autorizados. Prestam-nos serviços de tratamento, como subcontratantes e sob contrato e instruções adequadas, as seguintes categorias de fornecedores: plataforma de recrutamento (LinkedIn), fornecedor que recebe as candidaturas enviadas pelo nosso website, sistema de gestão de candidaturas, fornecedores de serviços cloud e alojamento, e fornecedores de modelos e plataformas de IA usados pelos agentes de IA.
Alguns destes fornecedores podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Nesses casos, a transferência assenta numa decisão de adequação da Comissão Europeia (por exemplo, o EU-U.S. Data Privacy Framework, quando o fornecedor está certificado) ou em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão. Podes pedir cópia das garantias aplicáveis através de privacy@infosistema.com.
7. Os teus direitos
Podes pedir acesso, rectificação, apagamento, limitação, oposição e, quando aplicável, portabilidade, escrevendo para privacy@infosistema.com. Podes opor-te à reserva para futuras vagas a qualquer momento, basta responder a qualquer mensagem nossa. Se tivermos o dever legal de conservar alguns elementos, explicamos-te quais e limitamos o seu uso a essa finalidade. Respondemos nos prazos do RGPD. Podes apresentar reclamação à Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.
8. Alterações
Actualizamos esta política quando houver alterações relevantes, e informamos os candidatos quando a lei o exigir.
Recruitment Privacy Policy — Infosistema
Last updated: 24 September 2026
1. Who is responsible
The controller of personal data in the recruitment processes of Infosistema is Infosistema - Sistemas de Informação, S.A., tax number (NIPC) 503585491, with registered office at Rua do Proletariado, 7 (Lote 1), Portela de Carnaxide, 2794-076 Carnaxide, Portugal. Privacy contact: privacy@infosistema.com. Data protection officer: dpo@infosistema.com.
2. What data we process and where it comes from
Depending on the role and the stage of the process, we process:
- name and contact details;
- CV, portfolio and applications;
- experience, roles, skills, seniority, qualifications and relevant certifications;
- LinkedIn profile and URL;
- sector, type and approximate size of the companies you have worked for;
- location and availability;
- salary expectation or desired range, and other conditions for a possible hire;
- role, application source, interviews, tests, reasoned assessments, decisions, categorised closing reasons and the necessary communications.
The data comes from you, from your application (on our website or on LinkedIn), and from professional information you have made public on professional platforms, strictly relevant to the role. If we contact you based on a public profile, we tell you in the first contact where we found your data and which data we use.
We do not ask for or record your current salary or your salary history. During the process we tell you the starting salary or the salary range for the role.
To meet the equality record-keeping duty in recruitment, we keep the elements required by article 32 of the Portuguese Labour Code, broken down by sex. We organise collection to avoid inferences from name, image or profile, and to prevent discrimination. We do not ask for health data, religion, trade union membership or other special categories.
3. Why we process the data and on what basis
| Purpose | Legal basis |
|---|---|
| Manage your application: review, interview, assess and respond. | Pre-contractual steps at your request (art. 6(1)(b) GDPR); legitimate interest (art. 6(1)(f)) for selection steps not covered by that basis. |
| Consider your profile for future compatible roles. | Legitimate interest (art. 6(1)(f)), assessed in a balancing test and subject to your right to object. |
| Keep the legal record of the recruitment process. | Legal obligation (art. 6(1)(c)): article 32 of the Portuguese Labour Code. |
| Produce recruitment and market statistics. | Legitimate interest (art. 6(1)(f)) during preparation; the truly anonymous result is no longer personal data. |
We do not treat silence as permission. Where an operation depends on consent, we ask for it separately. Public professional information is still personal data.
4. AI agents
Parts of your application, or the whole application, may be processed by AI agents: for example, to read your CV, organise your profile information, prepare interviews, communicate with you or summarise assessments. Decisions about your application are not made solely by automated means: a person on the recruitment team reviews and decides. You may ask for your application to be reviewed by a person at any stage, and you may contest a decision.
5. How long we keep data
- Ongoing process: while selection is under way. When the process closes, we delete documentation that is no longer needed (for example, free-text notes).
- Pool for future roles: up to 18 months after the process closes, unless you object or ask for deletion earlier. The process closes when we close the role it was for.
- If you choose not to join the pool: we delete your application 30 days after the process closes.
- Spontaneous applications: they are not tied to a process, so we keep them for up to 18 months after we receive them, or 180 days if you choose not to join the pool.
- Upper limit: whatever happens, we never keep an application for more than 24 months after we receive it.
- Legal record: for 5 years, in a separate archive, the record required by article 32 of the Portuguese Labour Code. That archive is only used to meet that obligation and to respond to inspections or disputes, with limited content and access. It is never used for future roles.
- Statistics: we may keep truly anonymous statistics for longer. Removing name and URL is not enough: we only treat as anonymous what does not allow anyone to be re-identified, including by combining fields.
6. Who receives the data and where it is processed
Access is limited to the recruitment team, hiring managers and authorised assessors. The following categories of providers process data on our behalf, as processors under appropriate contracts and instructions: recruitment platform (LinkedIn), the provider that receives applications sent through our website, applicant tracking system, cloud and hosting providers, and providers of the AI models and platforms used by the AI agents.
Some of these providers may process data outside the European Economic Area. In those cases, the transfer relies on an adequacy decision of the European Commission (for example, the EU-U.S. Data Privacy Framework, where the provider is certified) or on standard contractual clauses approved by the Commission. You can request a copy of the applicable safeguards at privacy@infosistema.com.
7. Your rights
You may request access, rectification, erasure, restriction, objection and, where applicable, portability, by writing to privacy@infosistema.com. You may object to being kept in the pool for future roles at any time — just reply to any message from us. If we have a legal duty to keep certain elements, we tell you which ones and limit their use to that purpose. We respond within the GDPR deadlines. You may lodge a complaint with the Portuguese data protection authority (CNPD): www.cnpd.pt.
8. Changes
We update this policy when there are material changes, and we inform candidates where the law requires it.